Bijzondere gesprekken met ouders

Negendelige serie over ‘bijzondere gesprekken met ouders’. Aflevering 7: over de informatievoorziening naar de ouders als groep.

Introductie

‘Hé mam, waarom loop jij eigenlijk niet mee met het lentepad?’ Vraagt Jeffrey ietwat beteuterd aan tafel. ‘Lentepad? Daar weet ik niks van!’ reageert moeder. ‘Werden daar dan ouders voor gezocht?’
En zo begint het zevende artikel in de serie over bijzondere gesprekken met ouders, die in jaargang 29 van het Praxisbulletin verschijnt. Aflevering 7: over de informatievoorziening naar de ouders als groep.

Communicatiemiddelen en bereik

Scholen hebben op verschillende manieren contact met de ouders. Bij de ene school hangen er briefjes bij de deur van de klas, terwijl de andere school de ouders benadert via e-mail. En worden er nieuwsbrieven meegegeven, dan komen die vaak pas tevoorschijn, als kinderen thuis hun rugtassen leegmaken. (En soms ook niet!) De ene juf spreekt ouders aan op het schoolplein en de andere juf maakt eerst een afspraak, om na schooltijd een gesprekje met elkaar te hebben. Kortom: de communicatiemiddelen variëren nogal. En daardoor ook het bereik!
Hoe bereik je als school nu alle ouders? Welke middelen kun je zoal inzetten? En wat zijn de wensen van de ouders zélf, als het gaat om de communicatie met school? In dit artikel geven ouders van verschillende scholen in de zuidwestelijke hoek van Nederland hun mening hierover.

Nieuwsbrief

INHOUD
Vrijwel alle scholen informeren de ouders via een nieuwsbrief, nieuwsbulletin of nieuwsdruppel. De frequentie waarmee de nieuwsbrief verschijnt, verschilt van eenmaal per week tot eenmaal per maand. In de nieuwsbrieven zijn de volgende zaken opgenomen:
– Oproepjes aan ouders. Bijvoorbeeld: voor hulp bij luizencontrole, het versieren van de school of het verzorgen van een paasontbijt.
– In sommige nieuwsbrieven is te lezen welke (school)regel de komende periode centraal staat of aan welk onderwerp van sociale competentie wordt gewerkt, zodat ouders hier thuis ook aandacht aan kunnen besteden.
– Daarnaast staan er verslagen in van activiteiten. Bijvoorbeeld: het voorleesontbijt, het verkeersexamen en het sporttoernooi.
– Ook worden de ouders op de hoogte gehouden van personeelszaken, zoals zwangerschapsverlof, ziekteverlof en vervanging van leerkrachten.
– Meestal eindigt de nieuwsbrief dan met een kalender, waarin alle komende activiteiten zijn opgenomen.

Volledig digitaal?

VORM
De vorm waarin de nieuwsbrief verschijnt, varieert per school. Veel scholen verspreiden de nieuwsbrief zowel als afdruk op papier als via e-mail. Maar er zijn ook al scholen, die hun informatie naar de ouders toe alleen nog maar digitaal verspreiden.
Grote vraag is: wat vinden ouders het prettigst?

Printversie

Ouders van scholen die volledig digitaal communiceren, zijn hierover tevreden. Maar… wat gaan ouders meteen doen, als de nieuwsbrief digitaal binnenkomt? Juist! Dan gaan ze de nieuwsbrief printen! Want nieuwsbrieven worden (nog steeds) het liefst vanaf papier gelezen. Vervolgens belandt de printversie op het prikbord in de keuken, zodat de data voor de komende activiteiten in het vizier van de ouders blijft.
TIP Zet de belangrijke data in een nieuwsbrief op één pagina, zodat ouders meteen een goed overzicht hebben en niet alles hoeven te printen.

E-mail of website

Ook leerkrachten afzonderlijk hebben contacten met de ouders van leerlingen uit hun klas. Dit gebeurt bijna altijd via e-mail of via de website van de school. Het gaat dan bijvoorbeeld om:
– het versturen van een telefoonketting;
– het versturen van een wachtwoord voor het ouderdeel van het leerlingvolgsysteem;
– het zoeken van hulpouders;
– mededelingen over activiteiten;
– een fotoverslag van uitjes (zoals naar het theater of de bibliotheek) of feesten (zoals Sinterklaas en Kerst).
Op veel scholen is de informatie op de website alleen toegankelijk voor ouders met een wachtwoord. Maar lang niet alle scholen hebben de informatie beveiligd!
TIP Beveilig pagina’s van de website, waar foto’s van leerlingen op staan, met een wachtwoord.

Klassenouder

In een enkel geval worden ouders actief ingeschakeld bij de communicatie tussen ouders en leerkracht. Op zo’n school heeft iedere groep bijvoorbeeld een klassenvader (of klassenmoeder), die het aanspreekpunt is van de leerkracht.
Er doet zich iets voor. Bijvoorbeeld: de ouders blijven erg lang «hangen» in de klas bij het wegbrengen van de kinderen. In zo’n geval richt de leerkracht zich tot de klassenouder. Hij/zij spreekt vervolgens via e-mail de ouders hierop aan.
TIP Stel een klassenvader (of klassenmoeder) aan, als aanspreekpunt voor de leerkracht.

Briefjes bij de deur van de klas

In de kleutergroepen worden ouders vaak benaderd via briefjes bij de deur van de klas. En in een enkel geval hangen die briefjes er ook nog in de groepen 3 en 4.
Communicatie via briefjes bij de deur vinden ouders prima in de laagste twee klassen van de basisschool. Ouders gaan met hun kleuter(s) nog mee de school in en kunnen de informatie meteen lezen bij de deur. Maar vanaf groep 3 (en hoger) is dat minder handig. De informatie op de deur bereikt alleen nog de ouders, die mee naar binnen gaan met hun kind. En in deze groepen zijn dat lang niet alle ouders meer!
TIP Ouders benaderen via briefjes bij het lokaal? Alleen bij de groepen 1 en 2!

Wat vinden ouders van het contact met de school?

Over het algemeen blijkt, dat ouders communicatie erg belangrijk vinden. Ze horen graag tijdig van de leerkracht als er iets niet goed gaat met hun kind. Of dat nu over het gedrag gaat of over de leerprestaties. En dat kan gebeuren via e-mail, via een gesprekje op het schoolplein of via een telefoontje. ‘De belangrijkste communicatie blijft het mondelinge contact, dat je hebt met de juf of meester,’ aldus een van de ondervraagde ouders.
TIP Gaat er iets niet goed (of minder goed) met een leerling? Dat horen ouders graag op tijd. In dit geval vinden zij mondeling contact, via de telefoon of een gesprekje erg fijn!

Tips van ouders

Ouders missen natuurlijk wel eens informatie. Elk communicatiemiddel heeft zo zijn voor- en nadelen. Maar… ouders hebben in dit verband een aantal tips.

E-mailverkeer

Uit het voorgaande blijkt al, dat er veel e-mailverkeer is tussen school en ouders. Er wordt gemaild door leerkrachten, de directie of door de conciërge.
Ouders vinden e-mail een prettige en efficiënte manier van communicatie. De school mag er echter niet van uitgaan, dat ouders dagelijks hun e-mail checken! Spoedmailtjes worden daarom wel eens te laat gelezen. En dan komt belangrijke informatie te laat.
Daarnaast vinden ouders het belangrijk, dat e-mails van school als zodanig herkenbaar zijn. Mailtjes met een onbekende naam als afzender worden nogal eens over het hoofd gezien.
TIP Stuur algemene mailtjes van school vanuit een algemeen schooladres. Zo zien ouders duidelijk, dat er e-mail van school in de inbox staat. Een mailtje van Directie De Regenboog wordt minder snel over het hoofd gezien dan een mailtje van (de onbekende) Willem de Vries!

De schoolwebsite

Schoolwebsites worden niet vaak bezocht door ouders. ‘Dat schiet er in de drukte van alledag echt bij in,’ is een veelgehoorde opmerking in dit verband. Belangrijke informatie mag daarom nooit alleen maar op de website worden geplaatst! De ouders moeten in dit geval altijd via een mailtje worden doorgelinkt naar de informatie op de site!
TIP Maak van de nieuwsbrief een échte digitale nieuwsbrief. En dat gaat verder dan dat u de nieuwsbrief alleen maar opslaat (in Word of als pdf) en in een bijlage per e-mail verzendt. In een échte digitale nieuwsbrief worden steeds een paar regels van een onderwerp getoond. (Zeg maar: als «lekkermakertje»!) Geïnteresseerde lezers kunnen dan het hele stuk lezen, door te klikken op een bijgeplaatste link. Die leidt de lezer naar de volledige tekst, die op de website van de school staat.
→ Zie in dit als voorbeeld: de digitale nieuwsbrief van het Praxisbulletin (praxisbulletin.nl) of een van de nieuwsbrieven van de CED-Groep (cedgroep.nl).

Briefjes meegeven

Als er met ouders wordt gecommuniceerd door middel van briefjes, die aan leerlingen mee naar huis worden gegeven, dan missen ouders wel eens (belangrijke) informatie. Want brieven raken kwijt, komen niet aan of komen te laat aan.
TIP Laat de leerling de belangrijke briefjes vastplakken aan (bijvoorbeeld) een brooddoos, die in zijn/haar rugzak zit. Of rol de brief op en laat de leerling de brief rechtop in zijn/haar jaszak steken, zodat de brief goed opvalt. Of laat de ouders via e-mail weten, dat hun kind (of hun kinderen) vandaag een brief van school meeneemt (of meenemen) naar huis.

Tot slot

Bereikt uw informatie alle ouders? Moeders én vaders? Zou er nog iets verbeterd kunnen worden of efficiënter kunnen worden uitgevoerd? Ga eens te rade bij de ouders van uw school en ontdek hoe zij hierover denken!

Veel succes!

Over de auteur
Marjon ten Heggeler-Bliek is onderwijskundige en werkzaam als ontwikkelaar en schoolbegeleider bij de CED-Groep in Rotterdam (cedgroep.nl).